Usługi IT - nieodzowny przedmiot kontraktowania każdego przedsiębiorcy lub instytucji. Oczywiście umowy te bazują zwykle na typowych instytucjach prawa cywilnego, niemniej stanowią duże wyzwanie w ewentualnym procesie o niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie umowy. Poza (kluczowym) aspektem dowodzenia oznaczonych faktów, powód musi mierzyć się z okolicznościami, które ze swojej natury wymagają dla ich wykazania wiadomości specjalnych. Bez własnego zaplecza informatycznego polemika z fachowym usługodawcą może być bardzo trudna. Albo wręcz niemożliwa, jeśli w odpowiedzi na reklamację, że coś nie działa w systemie, wykonawca przedstawia wyjaśnienia pełne technicznego żargonu albo odbija piłeczkę wskazując na błędy i zaniedbania po stronie użytkownika. Stan faktyczny mocno się komplikuje, gdy zlecenia wymagają bardzo dużego współdziałania po stronie zlecającego. I na tym obszarze zawsze pojawić może się coś, co każda ze stron oceniać będzie odmiennie i wyłącznie na własną korzyść. Prześledźmy jeden z takich autentycznych sporów - oparty na uniwersalnym problemie naliczania kar umownych.
Gmina wdała się w spór z wykonawcą. Ten ostatni najpierw wdrożył system, a następnie w ramach kolejnej umowy świadczył w tym zakresie asystę techniczną. W toku tej współpracy w systemie pojawił się błąd, który nie został usunięty przez kilkanaście miesięcy. Umowa przewidywała oznaczone czasy naprawy, uzależnione od kategorii błędów. Przewidziana była też sztywna kara umowna - 1.700 zł za każdy dzień zwłoki w usunięciu błędu, maksymalnie 50% wynagrodzenia.
Błąd (...) został zgłoszony w dniu 7 maja 2014 r. na podstawie informacji w systemie o wystąpieniu „desynchronizacji”, błąd ten występował w zainstalowanym systemie już wcześniej, w czasie obowiązywania umowy z 2006 r. Wówczas błąd tożsamy zarejestrowano na podstawie zgłoszenia z 25 lipca 2013 r. pod nr (...), przy czym wówczas stworzono mechanizm raportujący o wystąpieniu błędu, nie został on zatem w istocie usunięty. Błąd systemu (...) miał istotne znaczenie dla pozwanej z tego względu, że „desynchronizacja” mogła powodować brak zapisywania zmian w dokumentach budżetowych, a co za tym idzie błędy w samej dokumentacji prowadzące do wadliwego zaplanowania budżetu, z tego powodu otrzymał status (...). Błąd (...), wobec istnienia mechanizmu raportującego nie wywoływał ostatecznie skutków negatywnych dla pozwanej, w związku z czym jego status zmieniono na (...), wobec czego termin jego usunięcia wynosił trzy miesiące.
Od razu można zdradzić, że nie był to zbyt typowy błąd. Pojawiał się w bardzo specyficznych okolicznościach, które strony sporu poznały dopiero po wielu miesiącach. My mamy dużo łatwiej - możemy poznać prawdę od razu.
Błąd występował wówczas, gdy jeden z użytkowników wprowadzał dane do planu finansowego, a drugi tworzył w tym samym czasie nową wersję planu. System w swoim założeniu miał umożliwiać jednoczesną, bezkolizyjną pracę na wielu stanowiskach. W ciągu 12 miesięcy błąd pojawił się 19 razy.
Problem przeciągał się w czasie. Gmina cyklicznie potrącała kary umowne z wynagrodzenia za asystę należnego wykonawcy w każdym miesiącu. Łącznie 600.000 zł - lwia część całego wynagrodzenia wykonawcy, stąd trudno się dziwić, że ten postanowił poszukać korzystnego rozstrzygnięcia na drodze sądowej. Postawił szereg zarzutów. Sugerował, że zgłoszenie błędu było nieprecyzyjne i niewystarczające dla jego zdiagnozowania i usunięcia. Sąd nie przyjął tych argumentów i wytknął powodowi, że sam też nie zwracał się o informacje uzupełniające. Główny nacisk pozwu poszedł jednak na podważanie podstawy dla zastosowania w tym wypadku kary umownej, co do zasady i co do wysokości. To okazało się w części skuteczne.
Sąd Okręgowy doszedł jednak do przekonania, że zastrzeżona kara umowna została naliczona w wysokości rażąco wygórowanej zarówno w stosunku do wynagrodzenia świadczonego przez powoda w oparciu o umowę z dnia 29.01.2014 r. oraz w stosunku innych okoliczności (art. 484 § 2 k.c.). W tym kontekście zauważył, że pozwany naliczył za 337 dni zwłoki powoda w usunięciu jednego błędu karę umowną w kwocie 572.900 zł. Za okres naliczenia kary umownej – 337 dni, co stanowi około 11 miesięcy, kara umowna w przeliczeniu na miesiące, tj. 52.081,81 zł miesięcznie przewyższyłaby znacznie ustalone miesięczne wynagrodzenie powoda za świadczone wszystkie 3 asysty łącznie. Już określona w umowie stawka kary umownej za dzień zwłoki (1.700 zł) przewyższała dzienne wynagrodzenie netto powoda za cały zakres usług asysty, które wynosiło około 1.379 zł (41.399 zł : 30 dni = 1.379 zł). Na skutek naliczonej w ten sposób kary umownej powód zostałby więc całkowicie pozbawiony wynagrodzenia w okresie 337 dni naliczania kary, mimo że do jego pracy w zakresie tej jak i pozostałych asyst pozwana nie miała innych zastrzeżeń, o czym świadczy choćby kontynuacja współpracy stron. Za każdą zwłokę powoda w usunięciu poszczególnych błędów, pozwana naliczała przy tym odrębne kary umowne, co jest również argumentem przemawiającym za miarkowaniem kary umownej za pojedyncze przypadki zwłoki powoda.
Zdaniem Sądu I instancji dla miarkowania kary istotne znaczenie miała też okoliczność, że w okresie istnienia błędu, powód wdrożył rozwiązanie informujące o wystąpieniu desynchronizacji, które mimo, że nie eliminowało błędu, minimalizowało jego negatywne konsekwencje dla pozwanej. Ponadto, błąd nie występował ciągle, ale sporadycznie. W okresie 12 miesięcy miało to miejsce 19 razy. Sąd wziął również pod uwagę, że nie był to błąd, który łatwo dawał się zidentyfikować. Powód podejmował próby jego identyfikacji również poprzez osobiste wyjazdy do użytkownika i telekonferencje, jednak bezskutecznie. Z tego wynika, że powód nie zaniedbał zupełnie prób znalezienia błędu, podejmowała starania, ale z uwagi na to, ze błąd występował sporadycznie i tylko przy określonej konfiguracji pracy użytkowników w systemie, trudno było znaleźć jego przyczynę i usunąć błąd. Na miarkowanie kary umownej wpływ miała również okoliczność, że na długi okres poszukiwania przyczyny błędu wpływ miała odmowa użytkownika zainstalowania trigera, dzięki któremu analiza logów i znalezienie przyczyny błędu byłoby zdecydowanie prostsze i szybsze.
W ocenie Sądu Okręgowego, z tych względów należało skorygować stawkę dzienną kary umownej, zmniejszając ją do kwoty 690 zł za każdy dzień zwłoki, tj. łącznie w kwocie 232.500 zł za 337 dni zwłoki. Tak ustalona stawka w dalszym ciągu pozwala na zachowanie funkcji zastrzeżonej kary umownej, mobilizującej powoda do terminowego wykonywania zobowiązania, jednocześnie nie pozbawi go całkowicie wynagrodzenia za okres naliczania kary umownej. Sąd miał przy tym na uwadze, że określona w ten sposób stawka nie będzie w skali miesiąca przekraczała 50 % umówionego wynagrodzenia netto. Przy przyjęciu stawki 690 zł dziennie i przy średnio 30 dniach w miesiącu, naliczona kara umowna w kwocie 20.700 zł miesięcznie będzie niższa od ustalonego umownie wynagrodzenia w kwocie 41.399,89 zł miesięcznie za świadczone przez powoda trzy różne asysty.
Powód wniósł apelację w zakresie pozostałej kwoty. Akcentował nadal fakt, że informacje o błędzie otrzymywane od pozwanej nie były wystarczające. Zahaczył tę argumentację o treść umowy, która nawiązywała do wymogu takiego zaprezentowania błędu przez gminę, aby możliwe było jego powtórzenie przez wykonawcę.
Powód niezasadnie zarzucał Sądowi I instancji wadliwą interpretację postanowienia umownego, tj. § 5 ust. 2 załącznika nr 1 do umowy. Przypomnieć należy, że zgodnie z § 5 ust. 2 tego załącznika zgłoszenie serwisowe polega na zarejestrowaniu przez zamawiającego w iZgl zgłoszenia zawierającego informacje ewidencyjne przewidziane w systemie wraz z objawami błędu pozwalające na powtórzenie czynności, które doprowadziły do ujawnienia się błędu. W ocenie Sądu Apelacyjnego dokonując interpretacji tego zapisu stosownie do art. 65 k.c. z uwzględnieniem więzi prawnej, która łączyła strony, ich obowiązków wynikających z umowy i celów tej umowy, a także z uwzględnieniem zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów oraz mając na względzie materiał dowodowy, w tym opinie biegłych informatyków, postanowienie to należy interpretować w ten sposób, że obowiązkiem użytkownika (pozwanej Gminy) było dostarczenie powodowi wszystkich dostępnych użytkownikowi informacji, które mogą się przyczynić do wykrycia błędu, jego powtórzenia, a ewentualnie i usunięcia. Natomiast nie można tego zapisu interpretować w ten sposób, że de facto cały obowiązek ustalenia wszelkich okoliczności związanych z powstaniem błędu obciążał stronę pozwaną, co wynika już choćby z tego, że Gmina (jej pracownicy) nie musi mieć specjalnych kwalifikacji do posługiwania się programem, a także do raportowania tych zgłoszeń. To powód był autorem tego programu (wcześniej go wdrażał i serwisował u pozwanej), w związku z czym nie można obarczać strony pozwanej koniecznością tego, żeby znała program lepiej niemal od powoda i tak wskazywała błędy, żeby tylko formalnością stało się ich usunięcie (wniosek taki wynika też z opinii biegłego). Wymagania stawiane przez stronę powodową odnośnie sposobu interpretowania tego zapisu umownego zmierzały więc w istocie do przerzucenia na użytkownika obowiązku nie tylko raportowania błędu i dostępnych dla niego objawów, ale też nałożenia na niego obowiązku podania w zgłoszeniu takich okoliczności, które pozwolą firmie serwisującej (powodowi) wykrycie błędu bez żadnego nakładu z własnej strony. Taką zaś interpretację postanowienia umownego zdaniem Sądu Apelacyjnego należy ocenić jako niedopuszczalną w okolicznościach niniejszej sprawy. Podkreślić tu trzeba, że z zeznań świadków zgłoszonych przez powoda (J. B., M. K. i M. S.) wynika, że analizowany błąd był znany powodowi już na etapie wdrożenia, był też zgłaszany w ramach gwarancji, a mimo to powód nie był w stanie go zidentyfikować i usunąć. Nadto z zeznań M. S. wynika, że umowa stron została zawarta według standardowego wzoru umowy serwisowej powoda, a negocjacje nie dotyczyły zapisu dotyczącego zgłaszania błędów. Oznacza to, że powód był autorem analizowanego wymogu z § 5 ust. 2 załącznika, zatem dodatkowym argumentem za wyżej przestawioną interpretacją jest, że wątpliwości co do jego treści należy rozstrzygać na niekorzyść powoda. Przy wskazanym wyżej rozumieniu postanowienia umowy nie może budzić wątpliwości, w świetle też obu opinii
biegłych, że pozwana Gmina swój obowiązek w zakresie raportowania błędu wykonała już w pierwszym zgłoszeniu.
W sprawie pojawił się także wątek trigera. Powód miał bowiem również możliwość włączenia systemu rejestrowania błędów na bieżąco, jednak gmina nie zgodziła się na zastosowanie tej funkcji. Sąd I instancji uznał to za okoliczność działającą na niekorzyść gminy. Na miarkowanie kary umownej wpływ miała również okoliczność, że na długi okres poszukiwania przyczyny błędu wpływ miała odmowa użytkownika zainstalowania trigera, dzięki któremu analiza logów i znalezienie przyczyny błędu byłoby zdecydowanie prostsze i szybsze. Sąd II instancji ocenił to odmiennie.
W ocenie Sądu Apelacyjnego zgromadzony w sprawie materiał dowodowy nie daje podstaw do ustalenia, że pozwana przyczyniła się do powstania opóźnienia w usunięciu błędu objętego zgłoszeniem nr (...). Wprawdzie nie zgodziła się na zainstalowanie tzw. trigera, odmowy tej nie można jednak uznać za bezzasadną, bowiem jego zainstalowanie doprowadziłoby do uzyskania przez powoda dostępu do danych w systemie, do czego nie był uprawniony.
(...) Oceniając stopień winy dłużnika w doprowadzeniu do zwłoki w wykonaniu obowiązku umownego należało wziąć pod uwagę długotrwałość usuwania błędu (zgłaszanego jeszcze w czasie obowiązywania poprzedniej umowy) oraz brak inicjatywy powoda w jego identyfikowaniu (brak analizy logów systemu czy też nie żądanie od pozwanej informacji niezbędnych do takiej identyfikacji) z jednej strony, z drugiej zaś dobrą wolę strony powodowej i jej starania o skuteczne usunięcie wady. W konsekwencji przyjąć trzeba, że stopień zawinienia powoda nie był wysoki, choć nie można go określić jako nieznaczny.
Ważne odnotowania są rozważania sądu w zakresie podejście do miarkowania kary umownej. Sąd I instancji zmniejszył bowiem umowną stawkę kary, która następnie była mnożona przez liczbę dni zwłoki. W drugiej instancji takie podejście zostało zanegowane. Miarkowanie powinno bowiem co do zasady dotyczyć iloczynu, a nie mnożnej.
Odnosząc się natomiast do kwestionowanych w obu apelacjach okoliczności związanych z miarkowaniem kary umownej na gruncie przesłanek wymienionych w art. 484 § 2 k.c. Sąd Apelacyjny dostrzegł pewne mankamenty argumentacji Sądu I instancji. Wynika z niej, że Sąd ten uznał za wygórowaną już samą umówioną przez strony stawkę kary umownej w wysokości 1.700 zł za każdy dzień zwłoki. Zdaniem Sądu Apelacyjnego jest to nadmierna ingerencja w wolę stron wyrażoną w umowie, do której na gruncie niniejszej sprawy nie było podstaw. Jak słusznie bowiem zauważono w orzecznictwie sądowym, wysokość określonej stawki kary umownej sama w sobie nie przesądza o rażącym wygórowaniu kary umownej, lecz dopiero wynikająca z tej stawki i okresu opóźnienia wysokość kary umownej może być uznana za rażąco wygórowaną przy zastosowaniu prawidłowego kryterium oceny (zob. np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 28 września 2010 r., V ACa 267/10, LEX nr 785490). Stąd też karę umowną w realiach niniejszej sprawy trzeba było ustalić w pełnej wysokości, a taka wysokość to – jak wynika z postanowień umowy – 572.900 zł i mając na względzie tę kwotę należało oceniać, czy w danych okolicznościach była ona rażąco wygórowana.
Oczywiście miarkowanie kary umownej sąd II instancji także dopuścił. Jako główny argument na zasadność takiego podejścia przyjął - tu raczej zaskoczenia nie będzie - brak szkody.
Z okoliczności niniejszej sprawy jednoznacznie wynika, że strona pozwana nie poniosła istotnej szkody majątkowej w rozumieniu straty, czy nawet utraconych korzyści – choć niewątpliwie funkcjonowanie wadliwego programu powodowało dla niej znaczne trudności związane m.in. z koniecznością podejmowania działań wykluczających możliwość błędnych zapisów w planie finansowym, to jednak tak dużych rozmiarów szkoda, którą można by odnieść do wysokości kary umownej z pewnością nie została poniesiona. Wobec powyższego nie może być wątpliwości, że zachodzi przesłanka rażącego wygórowania naliczonej kary, co pozwala miarkować karę umowną objętą oświadczeniem o potrąceniu.
Ostatecznie zatem zmiany względem wyroku sądu I instancji nie były duże.
Podkreślić przy tym należy, że uwzględnienie kilku kryteriów miarkowania kary umownej nie prowadzi do odrębnej redukcji kary o każde z nich, a następnie zsumowania wyników takiej redukcji, lecz polega na łącznej ocenie wszystkich kryteriów w kontekście przesłanki rażącego wygórowania lub też obu przesłanek z art. 484 § 2 k.c. Dokonując takiej całościowej oceny Sąd Apelacyjny uznał, że 60% zakres redukcji jest okolicznościach sprawy najbardziej odpowiedni, bowiem w jej wyniku należna kara umowna wynosi 229.160 zł i nie jest to kwota rażąco wygórowana biorąc pod uwagę interes obu stron i funkcje kary.
