Dochodzenie przez pracownika roszczeń za przepracowane nadgodziny napotyka z reguły na duże problemy dowodowe. Pracodawca ma przewagę dowodową nad pracownikiem, gdyż to on odpowiada za ewidencję czasu pracy. Oficjalne dane z takiej ewidencji mogą nie pokrywać się z oczekiwaniami zgłaszanym przez pracownika. Zdarza się to przede wszystkim w małych, rodzinnych firmach. Czasem, szczególnie w przypadku papierowych list obecności, ewidencja taka funkcjonuje jedynie pro forma. Niekiedy brak rygoryzmu ze strony pracodawcy co do niektórych obowiązków pracownika idzie w parze z elastycznym podejściem do jego uprawnień. Np. przymykanie oka na zagadnienie spóźnień pracowników posiada przeciwwagę w przyjęciu zasady, że płatne nadgodziny nie są praktykowane. Czy wobec mocy dowodowej oficjalnej ewidencji czasu pracy pracownik ma możliwość skutecznie wykazać swoje racje przed sądem pracy ?
Pozytywną odpowiedź w tym zakresie przynosi orzecznictwo, w tym aktualny wyrok Sądu Najwyższego w sprawie o sygnaturze II PK 70/13.
W postępowaniu z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła procesu, że powód powinien udowodnić słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania, z tą jedynie modyfikacją, iż niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Pracownik może powoływać wszelkie dowody na wykazanie zasadności swego roszczenia, w tym posiadające mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy, a więc na przykład dowody osobowe, z których prima facie (z wykorzystaniem domniemań faktycznych - art. 231 k.p.c.) może wynikać liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (wyroki Sądu Najwyższego: z dnia 5 maja 1999 r., I PKN 665/98, OSNAPiUS 2000 Nr 14, poz. 535; z dnia 14 maja 1999 r., I PKN 62/99, OSNAPiUS 2000 Nr 15, poz. 579; z dnia 4 października 2000 r., I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002 Nr 10, poz. 23; z dnia 5 lutego 2002 r., I PKN 845/00, OSNP 2004 Nr 3, poz. 46; z dnia 9 lipca 2009 r., II PK 34/09, LEX nr 527067 i z dnia 7 czerwca 2011 r., II PK 317/10, LEX nr 1095826). W orzeczeniach tych nie tyle jest mowa o odwróceniu ciężaru dowodu, ale o możliwości wykazywania przez pracownika faktu świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych i jej rozmiaru za pomocą wszelkich środków dowodowych przewidzianych w Kodeksie postępowania cywilnego, co z kolei powoduje konieczność podjęcia przez pracodawcę inicjatywy dowodowej w celu podważenia przedstawianych dowodów.
Wyrażonej w art. 6 k.c. reguły rozkładu ciężaru dowodu nie można rozumieć w ten sposób, że zawsze, bez względu na okoliczności sprawy, obowiązek dowodzenia wszelkich faktów o zasadniczym dla rozstrzygnięcia sporu znaczeniu spoczywa na stronie powodowej. Jeżeli powód wykazał wystąpienie faktów przemawiających za słusznością dochodzonego roszczenie, wówczas to pozwanego obarcza ciężar udowodnienia ekscepcji i okoliczności uzasadniających jego zdaniem oddalenie powództwa (zob. np. wyroki Sądu Najwyższego: z dnia 12 maja 2011 r., I PK 228/10, LEX nr 896458; z dnia 10 czerwca 2013 r., II PK 304/12, LEX nr 1341274; z dnia 20 kwietnia 1982 r., I CR 79/82, LEX nr 8416).
Przywołane wyżej orzeczenia dotyczące pracy w ponadnormatywnym czasie pracy odnoszą się wyłącznie do sposobów udowodnienia faktu świadczenia pracy w nadgodzinach oraz ich liczby. Jeśli natomiast chodzi o dalsze kwestie związane z wykazaniem, że konieczność wykonywania pracy w nadgodzinach wynikała z niewłaściwej organizacji czasu pracy obciążającej pracownika, to w sposób oczywisty jest to okoliczność, z której to właśnie pracodawca wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne (brak prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych) i dlatego na nim spoczywa ciężar ich udowodnienia. W sytuacji więc, kiedy nie ma sporu co do tego, że praca w ponadnormatywnym czasie pracy była wykonywania oraz ilości przepracowanych nadgodzin, to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia okoliczności uzasadniających brak podstaw do wypłaty wynagrodzenia za te nadgodziny.
Inaczej rzecz się przedstawia w przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. Zgodnie z ustalonym i powszechnie akceptowanym stanowiskiem orzecznictwa, osoby zatrudnione na takich stanowiskach nie mogą być pozbawione prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wskutek niezależnej od nich wadliwej organizacji pracy są zmuszone do systematycznego przekraczania obowiązujących norm czasu pracy (por. wyroki Sądu Najwyższego: z 12 marca 1976 r., I PR 13/76, OSNCP 197 Nr 10, poz. 230; 26 marca 1976 r., I PRN 9/76, LEX nr 14304; 8 czerwca 2004 r., III PK 22/04; 14 grudnia 2004 r., II PK 106/04, OSNP 2005 Nr 15, poz. 221; z dnia 6 kwietnia 2011 r., II PK 254/10, LEX nr 949026). Jeśli więc co zasady wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje pracownikowi wymienionemu w art. 1514 § 1 k.p., to na takim pracowniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania wadliwej organizacji pracy przez pracodawcę, wymuszającej konieczność wykonywania pracy w nadgodzinach. Jest to bowiem okoliczność, z której pracownik wywodzi prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Przede wszystkim nie można uznać powódki wyłącznie za osobę zarządzającą w imieniu pracodawcy zakładem pracy - głównego księgowego (art. 128 § 2 pkt 2 k.p.), choć takie stanowisko zostało wymienione w umowie o pracę. Jak wynika z poczynionych w sprawie ustaleń faktycznych, powódka wykonywała pracę głównego księgowego, ale jednocześnie do jej obowiązków należał szereg innych czynności - czynności o charakterze typowo wykonawczym z zakresu obsługi rachunkowej, księgowej, skoro w dziale księgowym w spornym okresie zatrudniona była - poza powódką - jedynie przyuczająca się do zawodu stażystka i to w niewielkim rozmiarze czasu pracy. Do obowiązków powódki należało także kierowanie działem kadr. Wynika z tego, że łączyła ona obowiązki głównego księgowego z obowiązkami kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej, a także z obowiązkami szeregowego pracownika księgowości. Powódka nie była pracownikiem dysponującym swobodnie swoim czasem pracy i fakt świadczenia pracy w nadgodzinach nie wynikał jej z autonomicznej decyzji. Skoro niezależna od powódki wadliwa organizacja pracy wymuszała na niej stale (w każdym miesiącu) przekraczanie obowiązujących norm czasu pracy, to, mając na względzie przywołane wyżej orzecznictwo Sądu Najwyższego, przysługiwało jej prawo do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 2011 r., II PK 221/10, OSNP 2012 nr 9-10, poz. 111).
