Przyjęta w wielu orzeczeniach Krajowej Izby Odwoławczej zasada, iż kilkukrotne wystosowywanie przez zamawiającego do wykonawcy wezwania do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp stanowi naruszenie zasady równego traktowania wykonawców, nie może być odczytywana zbyt płytko i generalnie. Kluczowe znaczenie ma bowiem kontekst danego wezwania oraz obiektywny komunikat o nieprawidłowościach, jaki ze strony zamawiającego dociera do wezwanego. Zbyt restrykcyjne i mechaniczne podejście zamawiającego w tym zakresie może skutkować skutecznym odwołaniem do KIO, o czym przekonał się zamawiający w sprawie o sygnaturze KIO 1446/14.
Stan faktyczny był dość nietypowy, jako że opierał się o jawne i przywoływane wprost przeoczenie zamawiającego. W wyniku badania ofert zamawiający - pismem skierowanym do wykonawcy w oparciu o dyspozycję art. 26 ust. 3 ustawy Pzp - zażądał od wykonawcy uzupełnienia szeregu dokumentów, w tym wykazu osób zdolnych do wykonania zamówienia. W piśmie uzasadnił, że złożone w ofercie oświadczenie potwierdzające posiadanie przez kadrę techniczną odpowiednich uprawnień jest niewystarczające, gdyż potwierdzać może również uprawnienia z ograniczeniami. Wykonawca uzupełnił braki i jego oferta została uznana za najkorzystniejszą.
Przy kompletowaniu dokumentów do zawarcia umowy zamawiający spostrzegł się, że zarówno w pierwotnym, jak i w uzupełnionym wykazie wykonawca nie wskazał osoby z uprawnieniami konstrukcyjno – budowlanymi, co było wymagane przez SIWZ. W konsekwencji unieważnił czynność wyboru najkorzystniejszej oferty i dokonał ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty innego wykonawcy, wykluczając pierwszego wykonawcę. Wykluczony niezwłocznie odwołał się od tego rozstrzygnięcia do KIO.
Izba nie miała wątpliwości, że postępowanie zamawiającego było wadliwe. Zamawiający argumentował powołując się na przywołaną na wstępie zasadę, ale Izba wykazała nieprawidłowość tego stanowiska. Zgodziła się co prawda z zamawiającym, że realizowane w przedmiotowym trybie wezwanie powinno być jednokrotne. Niemniej nie oznacza to, że dany dokument można uzupełniać zawsze tylko jeden raz i to niezależnie od ilości wad i tego, czy wszystkie wady są wymienione przez zamawiającego za pierwszym razem. Wykonawca, jeżeli jest wzywany do naprawienia oferty, to powinien być poinformowany przez zamawiającego na czym wadliwość dokumentu polega - wykonawca nie ma obowiązku tego się domyślać. Jeżeli zamawiający za pierwszym razem nie wymieni wszystkich wadliwości dokumentu, to jego uzupełnianie może następować więcej jak jeden raz.
Zamawiający wzywając zaznaczył, że z wykazu nie wynika jakiego rodzaju uprawnienia mają zadysponowane osoby. Wskutek tego wezwania przedstawiony został przez wykonawcę nowy wykaz osób z informacją o posiadanych przez nie uprawnieniach o charakterze nieograniczonym. Natomiast nadal nie uzupełniono wykazu o inspektora robót konstrukcyjno - budowlanych. Zresztą sam zamawiający w piśmie o unieważnieniu wyboru najkorzystniejszej oferty zaznaczył, że dopiero na etapie kompletowania dokumentów do podpisania umowy z odwołującym odkrył, że wykaz ma brak jeżeli chodzi o listę osób określonych w SIWZ.
W tym stanie rzeczy obowiązkiem zamawiającego było ponowne wezwanie wykonawcy z zaznaczeniem, że brakuje w wykazie jednej z osób wymienionych w SIWZ - to jest inspektora robót konstrukcyjno-budowlanych. Rozstrzygnięcie sprawy w przeciwnym kierunku, to jest oddalenie odwołania, stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców, ponieważ w pozostałych wypadkach przy wezwaniach zamawiający wskazywał, na czym braki w ofercie polegają.