Czy trudno sobie wyobrazić taki scenariusz, że przedsiębiorca, który odbiera setki listów dziennie, pewnego dnia przegapi jakąś jedną terminową przesyłkę? Im większy przedsiębiorca i im bardziej złożony proces obiegu dokumentów, tym większa szansa na jakąś wpadkę. Powodów może być wiele. Coś się gdzieś podczepi, ktoś list odłoży na złą kupkę papierów, mamy akurat okres wdrażania nowego systemu lub organizacji pracy, doświadczonego pracownika właśnie zastępuje praktykant albo trafimy na czyjąś gorszą dyspozycję i obniżoną percepcję. Skutki błędu pracownika ponosi przedsiębiorca - adresat listu. Ale czy zawsze?
Trudno nawet objąć wyobraźnią wszystkie możliwe stany faktyczne, które można by przytoczyć jako powody zagubienia przesyłki odebranej z poczty. Równie długo trzeba by zastanawiać się nad wszystkimi potencjalnymi argumentami, które pozwoliłyby zdjąć odpowiedzialność za skutki takiego błędu z przedsiębiorcy. Gdyby pracownik odpowiedzialny za pocztę celowo chciał zaszkodzić w ten sposób pracodawcy (np. nakaz zapłaty dotyczyłby pozwu wytoczonego pracodawcy przez konkubinę tego pracownika) albo doznał nagłego i niespodzianego (i możliwego do udowodnienia) pomieszania zmysłów, skutkującego zniszczeniem przesyłki (najlepiej w dziwacznych okolicznościach - np. poprzez jej degustację), to prawdopodobnie szanse pracodawcy na przywrócenie terminu byłyby większe. To są jednak przypadki skrajne. Warto więc poczytać jak sąd - tutaj Sąd Okręgowy w Rzeszowie - zapatruje się na możliwość obrony w innych sytuacjach.
Stan faktyczny nie zawierał żadnych mistycznych zdarzeń. Ktoś nagle w szufladzie znalazł "przeleżany" nakaz zapłaty.
Pozwany usprawiedliwiając niedochowanie terminu powoływał się na zaniedbanie pracownika D. K., które w konsekwencji uniemożliwiło mu zapoznanie się z orzeczeniem Sądu i złożenie stosownego pisma. Nie budziło wątpliwości, że odbieranie korespondencji kierowanej do pozwanego – przedsiębiorcy występującego w obrocie gospodarczym jako podmiot profesjonalny jest z punktu widzenia jest prawidłowego i niezakłóconego funkcjonowania okolicznością bardzo istotną. Podmioty gospodarcze działające na rynku wyznaczają spośród swoich pracowników osobę, która w zakresie swoich obowiązków służbowych ma m.in. odbiór korespondencji oraz postępowanie z nią zgodnie z przyjętą w takim podmiocie procedurą, tj. otwieranie korespondencji, jej rejestracja oraz dystrybucja do właściwych działów czy osób. Korespondencja zawierająca przedmiotowy nakaz zapłaty została odebrana w dniu 6 lutego 2019 roku przez pracownika pozwanego pełniącego funkcję asystenta zarządu – którego zadaniem było odbieranie korespondencji, jej rejestracja oraz informowanie o niej kierownictwa. Pracownik firmy nie dopełnił jednak ciążących na nim obowiązków i nie dokonał otwarcia oraz rejestracji przesyłki. Ponadto jak wynika z pisma pozwanego pracownik ten nie dokonał rejestracji również innej kierowanej do pozwanego korespondencji. Korespondencja została odnaleziona przypadkowo dopiero w dniu 15 marca 2019r.
Sąd Rejonowy wniosek o przywrócenie terminu oddalił.
Zdaniem Sądu Rejonowego okoliczności te nie mogły stanowić podstawy do przywrócenia terminu, bowiem to na pozwanym jako podmiocie profesjonalnym będącym uczestnikiem obrotu gospodarczego spoczywa obowiązek dbałości o jego sprawy w tym o zapewnienie m. in. sprawnego i niezakłóconego odbioru kierowanej do niego korespondencji. Nie ulegało również wątpliwości, iż to na osobie zobowiązanej do dokonania czynności procesowej – pozwanym - spoczywa odpowiedzialność za zawinione działania pracownika, którym się posługuje, jak za działania własne. W konsekwencji Sąd Rejonowy przyjął, iż powód nie uprawdopodobnił obiektywnej niemożności zachowania terminu do dokonania czynności procesowej.
Przedsiębiorca złożył zażalenie, ale nie było ono skuteczne. Sąd II instancji również nie dostrzegł okoliczności, które mogłyby usprawiedliwić pozwanego. Ciekawe są jednak rozważania, które w tym zakresie sąd przeprowadził.
Zaczęło się klasycznie
O braku winy strony można mówić tylko wtedy, gdy istniała jakaś przyczyna od niej niezależna, która spowodowała uchybienie terminowi. Przyczyna taka zachodzi wówczas, gdy dokonanie czynności w ogóle (w sensie obiektywnym) było wykluczone, jak również w takich przypadkach, w których w danych okolicznościach nie można było oczekiwać od strony, by zachowała dany termin procesowy. Dlatego w każdym przypadku, przy ocenie braku winy jako przesłanki przywrócenia terminu uchybionego przez stronę, należy uwzględniać wymaganie dołożenia należytej staranności człowieka przejawiającego dbałość o swe własne życiowo ważne sprawy (postan. SN z dnia 14 kwietnia 2010 roku, III SZ 1/10).
Potem nastąpiło odniesienie do sytuacji osób prawnych.
W niniejszej sprawie stroną jest osoba prawna, a zatem oczywistym jest, że winy czy tez jej braku należy upatrywać w osobach uprawnionych do reprezentacji spółki czy do działania w imieniu spółki. Chodzi zatem o członków zarządu, prokurentów, pełnomocników, ale i pracowników uprawnionych do działania w imieniu spółki. Wina pracownika, którego działanie lub zaniechanie stało się przyczyną uchybienia terminu, jest tożsama z winą jednostki organizacyjnej zatrudniającej , a ściślej jej organu, (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 26 lutego 2003 r., sygn. akt II CKN 14787/00). Wynika to z treści art. 474 kc i art. 430 kc. Ten pierwszy przepis dotyczącu odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań umownych stanowi, iż dłużnik jest odpowiedzialny jak za własne działanie czy zaniechanie osób, którym powierza wykonanie zobowiązania. Ten drugi przepis odnoszący się do odpowiedzialności deliktowej stanowi reguluje analogicznie tę zasadę odpowiedzialności pracodawcy za działania i zaniechania pracownika. Innymi słowy wina pracownika jest tożsama z winą podmiotu zatrudniającego.
Tradycyjnie pierwsze skrzypce gra tutaj należyta staranność.
W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się też jednak, iż osobie prawnej ( organowi uprawnionemu do reprezentacji ) nie można przypisać winy tylko w sytuacji, gdy nie ponosi winy w wyborze odpowiedniego personelu biurowego, podziału obowiązków, przeszkolenia i nadzoru nad wykonywaniem przez pracownika powierzonych czynności. Dla przykładu dla oceny winy osoby prawnej w uchybieniu terminu konieczne jest ustalenie, czy pracownik, którego zachowanie spowodowało uchybienie terminu został przeszkolony co do znaczenia terminów procesowych. Dopiero uchybienia osoby prawnej w tym zakresie świadczą o jej winie w niezachowaniu terminu ( tak. Prof. T. E. kom do art. 168 kpc, D. D., Przywrócenie terminu w postępowaniu…, s. 208 ). Sąd odwoławczy podziela ten pogląd. Obowiązkiem pozwanego, jako podmiotu gospodarczego jest taki dobór kadry i takie zorganizowanie pracy, aby korespondencja była odbierana i dalej kierowana bez żadnych zakłóceń.
Perspektywa ostatecznie zawęża się do przypadku konkretnego pracownika.
niepowiadomienie nikogo o odebraniu przesyłki i pozostawienie jej bez zapoznania się z jej treścią, zwłaszcza w przypadku przesyłek sądowych, na co wskazuje skarżący - świadczy o ewidentnym zaniedbaniu pracownika , zwłaszcza w świetle tego, iż nie był on w stanie usprawiedliwić swego zachowania żadnymi niezależnymi od niego okolicznościami sprawy, typu choroba uniemożliwiająca prawidłowe zachowanie.
Brak jakiegokolwiek wytłumaczenia zaistniałych zdarzeń to słaba linia obrony.
Innymi słowy pozwany nie wykazał braku winy w postępowaniu pracownika z korespondencją sądową, co byłoby równoznaczne z brakiem jego własnej winy w niedochowaniu terminu, a ciężar dowodu tego spoczywał na pozwanym.
Co interesujące - sąd przywołał orzeczenie z 1935 roku.
Istotne jest przy tym, że w wypadku, gdy nie można pracodawcy zarzucić wadliwej organizacji pracy, a mimo to doszło do uchybienia terminowi na skutek niedbalstwa czy zwykłego przeoczenia pracownika biurowego, czemu pracodawca nie był w stanie zapobiec, zarzut winy w przekroczeniu terminu w stosunku do osoby prawnej nie jest uzasadniony (por. orzeczenie SN z dnia 11 czerwca 1935 r., C III 1146/34, Zb. Orz. 1936, poz. 108; orzeczenie SN z dnia 2 czerwca 1953 r., I C 545/53, niepubl.; D. D., Przywrócenie terminu w postępowaniu…, s. 223–224; por. także B. Sołtys, M. P., Przywrócenie terminu w postępowaniu cywilnym, R. Pr. 2010, nr 1, s. 33).
Sąd wypunktował pozwanemu te okoliczności, które świadczą przeciwko zasadności wniosku.
Brak w sprawie twierdzeń pozwanego i dowodów, że przeszkolił pracownicę w zakresie szczególnego traktowania przesyłek sądowych, bo z to właśnie z tą korespondencją wiążą się terminy procesowe i negatywne skutki w ich niedochowaniu dla strony procesu, brak też twierdzeń i dowodów, jak wyglądał szczegółowo obieg dokumentów w firmie oraz czy był jakikolwiek nadzór innych osób nad D. K. przy czynnościach odbioru i ewidencjowania korespondencji. Przeciwnie; treść notatki z dnia 18.03.19r. wskazuje, iż po przedmiotowym zdarzeniu pozwany podjął kroki nadzorcze poprzez wprowadzenie nowych procesów obiegu dokumentów i aktualizację tej procedury oraz prowadzenie kontroli pracy recepcji przez dodatkowego pracownika, co wskazuje, iż poprzednia procedura nie była wystarczająca, co doprowadziło ostatecznie do zaniechania złożenia w terminie zarzutów od nakazu zapłaty. Dlatego też zasadnie wniosek skarżącego o przywrócenie terminu do złożenia zarzutów został oddalony przez Sąd Rejonowy, a zarzuty w konsekwencji odrzucone jako spóźnione. Pozwany w myśl art. 168 kpc nie uprawdopodobnił bowiem okoliczności wyłączających winę pracownika oraz winę własną w wyborze pracownika, nadzorze i organizacji pracy.
Przedsiębiorcy czytający ten post powinni potraktować go jako przestrogę i zastanowić się, czy mieliby jakieś argumenty, którymi w podobnym przypadku wykazywaliby swoją staranność. Może przydałoby się wprowadzić / uaktualnić procedurę obiegu korespondencji sądowej. Może zorganizować szkolenie z jej stosowania dla pracowników sekretariatu, najlepiej cykliczne. Czasem takie drobne sprawy potrafią potem przeważyć szalę oceny. A przegapiony nakaz zapłaty może przecież zachwiać płynnością finansową niejednego przedsiębiorcy. Dlatego przezorność popłaca i lepiej zrobić coś na zapas, niż potem pluć sobie w .... rejestr korespondencji.