Zastrzeganie kar umownych jest bardzo rozpowszechnione w obrocie gospodarczym. Większość umów zawiera tego typu regulacje. Nie zawsze jednak kary są stosowane w sposób racjonalny. Są naturalnie kontrakty podwyższonego ryzyka dla zamawiającego, ale w typowych i powtarzalnych umowach przewidywanie sankcji za każde najdrobniejsze uchybienie może odbić się czkawką obu stronom. Taka "przezorność" sprawia też, że strony umowy od samego początku działają bardzo ostrożnie i pozostają w nieustającym szachu. Wykonawca stąpa po polu minowym z każdą czynnością, więc - w zakresie wymogów współpracy i dotrzymywania należytej staranności - przerzuca, co tylko może, na zamawiającego. Nie trzeba też być analitykiem biznesu, żeby zrozumieć, że ryzyko kar wykonawca zawsze wkalkuluje w cenę, co oczywiście podroży jego ofertę. Zbyt wygórowane kary stanowić mogą problem także dla zamawiającego, który musi potem dochodzić łatwych do zwalczania roszczeń. Refleksji nie wymaga jednak wyłącznie wprowadzanie kar umownych do umowy. Nawet świetnie opisane sankcje umowne nie zdadzą się na nic, jeśli zastanowienia zabraknie na etapie ich egzekwowania. I vice versa - nawet świetna praktyka nie będzie skuteczna, jeśli kary są ujęte zbyt wąsko.
Prześledźmy wątek na przykładzie konkretnej umowy i wynikającego z niej procesu.
W umowie zastrzeżono na rzecz zamawiającego kary umowne na wypadek zaistnienia określonych w umowie okoliczności. W szczególności §9 ust. 2 lit b umowy stanowił, że zamawiający ma prawo żądać od wykonawcy kary umownej w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto, określonego w § 7 ust. 1 umowy, (czyli w wysokości 11.280,56 zł) w przypadku rozwiązania umowy na skutek okoliczności, o których mowa w § 10 ust. 5 umowy. Z kolei § 10 ust. 5 stanowił, że: „Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku: a) gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy, b) gdy Wykonawca zaprzestał realizacji umowy w trakcie jej wykonywania, c) gdy Wykonawca złożył fałszywe oświadczanie lub inne dokumenty poświadczające nieprawdę, bądź nie podał istotnych okoliczności mających wpływ na zawarcie umowy”.
Pozwany jednak troszkę pokomplikował, na pozór klarowny, temat zaprzestania realizacji umowy
Pozwany jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą polegającą m.in. na prowadzeniu działalności pocztowej. Działalność pocztowa jest działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru operatorów pocztowych. W czasie realizacji łączącej strony umowy na świadczenie usług pocztowych, pozwany ograniczył obszar działalności pocztowej, co skutkowało, dokonaną na jego wniosek, zmianą wpisu do rejestru operatorów pocztowych. Przed zmianą pozwany prowadził działalność na terenie całego kraju i za granicą, po zmianie obszar prowadzenia działalności pocztowej został ograniczony do obszaru kilku gmin na terenie kraju, m.in. gminy B., T., Z.. Pozwany podjął próby zawarcia z operatorem pocztowym Pocztą Polską S.A. umowy o współpracę, o której mowa w art. 35 ustawy Prawo pocztowe pozwalającej utrzymać ciągłość świadczenia usług pocztowych na obszarze nieobjętym wpisem do rejestru operatorów pocztowych. Poczta Polska S.A. odmówiła zawarcia z pozwanym umowy o współpracę.
W piśmie z dnia 12 lipca 2016 r. pozwany poinformował powoda, że zachodzi duże ryzyko braku możliwości świadczenia usługi począwszy od 1 sierpnia 2016 r., wskutek działań Poczty Polskiej S.A., polegających na niezgodnym z prawem zaniżaniu usług pocztowych, w wyniku czego świadczenie usług pocztowych okazało się nierentowne. Pozwany zapowiadał, że może być zmuszony do zakończenia świadczenia usługi na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa z końcem lipca. Proponował w tej sprawie spotkanie. W odpowiedzi na pismo powód w piśmie z dnia 15 lipca 2016 r. zapraszał pozwanego na spotkanie, na które pozwany się nie stawił. W piśmie z dnia 19 lipca 2016 r. powód zwracał się do pozwanego o sprecyzowanie czy wykonawca będzie dalej świadczył usługi pocztowe.
Pozwany pismem z dnia 25 lipca 2016 r., które wpłynęło do Urzędu Miejskiego w S. w dniu 26 lipca 2016 r., złożył oświadczenie o odstąpieniu od umowy z dniem 1 sierpnia 2016 r. Jako podstawę odstąpienia wskazał art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, wyjaśniając m.in., że obszar wykonywania działalności pocztowej ujawniony w rejestrze operatorów pocztowych, jest inny w stosunku do obszaru określonego w umowie o świadczenie usług pocztowych.
Powód musiał jakoś na tę sytuację zareagować.
W związku ze złożonym przez pozwanego oświadczeniem o odstąpieniu od umowy, powód naliczył karę umowną w wysokości 11.280,56 zł, ujętą w nocie księgowej z dnia 2 sierpnia 2016 r. nr (...) i wezwał pozwanego do zapłaty wskazanej kwoty w terminie 7 dni. Z tytułu realizacji przez pozwanego usług pocztowych w miesiącu lipcu 2016 r., przysługiwało mu od powoda wynagrodzenie w kwocie 3.935,85 zł, objęte fakturą z dnia 1 sierpnia 2016 r. nr (...). Gmina S.w piśmie z dnia 17 sierpnia 2016 r. złożyła oświadczenie o potrąceniu wierzytelności z tytułu kary umownej z w/w wierzytelnością, jaką pozwany miał względem powoda. Powód wzywał kilkakrotnie pozwanego do dobrowolnej zapłaty pozostałej należności w wysokości 7.344,71 zł, w tym pismem z dnia 16 września 2016 r., listem adwokackim z dnia 20 grudnia 2016 r. W odpowiedziach pozwany wskazywał, że jego działania były zgodne z prawem, zasadne, konieczne i niezawinione i nie uznał zasadności roszczeń powoda, powołując się przy tym na prywatną opinie prawną dotyczącą skuteczności odstąpienia od umowy. Powód z kolei w piśmie z dnia 23 stycznia 2017 r. podtrzymywał swoje stanowisko o zasadności naliczenia kary umownej, wskazując, że doszło do zaprzestania realizacji umowy, a przyczyny zaprzestanie świadczenia usług leżały po stronie pozwanego, co powoduje, że powód ma prawo żądać kary umownej, na podstawie wiążącej strony umowy.
I w tym momencie widać już kluczowe ryzyko całego procesu o zapłatę kar umownych. Brak dostrzeżenia - a raczej: próbę przymknięcia oka - przez Powoda na fakt, że istnieje różnica pomiędzy rozwiązaniem umowy, a odstąpieniem od niej. Można zakładać, że argumentacja skierowana została na wykazanie bezskuteczności oświadczenia w przedmiocie odstąpienia. Skutki odstąpienia od kontraktu są bowiem dość poważne. Przyjmuje się wszak wówczas, że umowy nie zawarto. Odpadają świadczenia główne, a wraz z nimi świadczenia akcesoryjne. Orzecznictwo potwierdziło - po różnych zawirowaniach - że ewentualna kara za odstąpienie od umowy pozostaje jednak w takim wypadku w mocy. Przyjmuje się również zazwyczaj, że w pewnym zakresie skutki odstąpienia mogą być uregulowane odmiennie przez strony w samej umowie - oczywiście bez naruszenia istoty całej instytucji prawnej (np. kwestia poufności).
Ale omawiana umowa nie zawierała literalnie klauzuli z karą umowną na wypadek odstąpienia. I taka była właśnie finalna konkluzja sądu. To nic, że przyczyny odstąpienia od umowy leżały po stronie wykonawcy. Być może nawet sam je wykreował, żeby wyjść z niekorzystnej umowy. To nie było przedmiotem rozważań (zarzutu). Pozwany ubiegł powoda i odstąpił od umowy, zanim ten zdążył umowę rozwiązać w trybie natychmiastowym (a zaprzestanie wykonywania umowy przez pozwanego było przesłanką dla takiego aktu). Takie - niekorzystne dla powoda - wnioski potwierdził zresztą na skutek apelacji także sąd II instancji - Sąd Okręgowy w Rzeszowie:
W konkretnym przypadku, to pozwany złożył oświadczenie o odstąpieniu od umowy na podstawie art. 16 u. 1 pkt 4 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. prawo pocztowe. Zgodnie z brzmieniem artrt. 16. 1. pkt4 Prawa pocztowego / ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Dz.U.2017.1481 j.t./ - Operator pocztowy odmawia zawarcia umowy o świadczenie usługi pocztowej albo może odstąpić od umowy, jeżeli: usługa pocztowa miałaby być wykonywana w całości lub w części na obszarze nieobjętym wpisem do rejestru, chyba że operator pocztowy zawarł umowę o współpracę umożliwiającą wykonanie usługi poza tym obszarem;. Interpretując treść umowy łączącej strony za prawidłowe należało uznać i podzielić zważania Sądu I instancji, że nie zostały ziszczone przesłanki wynikające z § 10 u. 5 umowy, skoro to powód mógł rozwiązać umowę, a w niniejszej sprawie umowę wypowiedział pozwany składając stosowne oświadczenie w dniu 25 lipca 2016r ze skutkiem na dzień 1 sierpnia 2017 r. Wobec takiej konstrukcji postanowień umowy apelująca błędnie zarzuca Sądowi I instancji naruszenie art. 483 § 1 kc oraz art. 484 § 1 kc, skoro brak było przesłanek do naliczenia kary umownej.
I co z takim fantem zrobić ? Zapewne najpierw warto by zmodyfikować wzory umów w stosowanym SIWZ. Tak na przyszłość. A potem rozważyć naprawienie szkody na zasadach ogólnych. Ale to już zupełnie inna historia oraz zdecydowanie bardziej złożona i kłopotliwa dla powoda ścieżka. A dla innych przestroga, że umowy trzeba pisać w taki sposób, aby uwzględniać nie tylko przypadek niekompetencji i braku aktywności kontrahenta, ale również właśnie jego przezorność i aktywność.
