Nieodebrana przesyłka sądowa zazwyczaj zwiastuje jakieś kłopoty. Jeśli dwukrotnie awizowany nakaz zapłaty wróci do sądu, możliwe jest uznanie nakazu za doręczony (mimo pozostawienia go w aktach sądowych) i przyjęcie, że adresat miał możliwość zapoznać się z jego treścią. To ostatecznie doprowadzi zaś do wszczęcia egzekucji z takiego nakazu zapłaty. Przyjęcie fikcji doręczenia musi jednak wiązać się z dochowaniem wszelkich wymogów formalnych stawianych przez przepisy regulujące tę płaszczyznę.
Problem doręczenia zastępczego jest często przedmiotem rozważań sądów powszechnych, jako że wiążą się z nim bardzo doniosłe skutki prawne. Ostatnimi czasy problem ten zawędrował także do Sądu Najwyższego (III CZP 105/16). Postawione zagadnienie dotyczyło właśnie sposobu interpretacji przedmiotowych przepisów, a stan faktyczny i prawny sprawy obejmował uznanie za doręczonej przesyłki wysłanej na panieńskie (nieaktualne) nazwisko pozwanej. Sąd Najwyższy wskazał, że nie jest to dopuszczalne.
Doręczenie unormowane w art. 139 § 1 k.p.c., czyli tzw. doręczenie zastępcze, stanowiące fikcję doręczenia w istocie niedokonanego, jest instytucją pozostającą na granicy konstytucyjnych gwarancji prawa do sądu. Dostrzegł to Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 15 października 2002 r., SK 6/02 (OTK-A 2002, nr 5, poz. 65), w którym –stwierdzając zgodność tego przepisu z Konstytucją –podkreślił jednak, że jego funkcją jest zapewnienie szybkości i skuteczności postępowania cywilnego, przy maksymalnym zagwarantowaniu praw obu stron do rozpatrzenia sprawy oraz do obrony ich materialnoprawnych i procesowych interesów (por. także wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 17 września 2002 r., SK 35/01, OTK-A 2002, nr 5, poz. 60). Strony muszą mieć zatem zapewnioną realną możliwość odebrania kierowanych do nich pism oraz zapoznania się z ich treścią, co w szczególności dotyczy tzw. pierwszego doręczenia, wywołującego najdalej idące skutki (por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2010r., III CZP 105/10, „Izba Cywilna” 2011, nr 10, s. 47).
Innymi słowy, adresat pisma powinien być w sposób niebudzący wątpliwości zawiadomiony o nadejściu pisma sądowego oraz o miejscu i sposobie jego odbioru. Z tego względu przy doręczaniu pisma sądowego –ściślej, przesyłki sądowej adresowanej do strony (uczestnika postępowania), zawierającej pismo sądowe lub inne pismo złożone w sprawie –a w szczególności przy doręczaniu tzw. zastępczym, konieczne jest zachowanie wszystkich wymagań formalnych gwarantujących zawiadomienie adresata o nadejściu przesyłki i stworzeniu mu rzeczywistej możliwości jej odbioru (por. także § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym, jedn. tekst: Dz.U.z 2015 r., poz.1222 zezm.).
W judykaturze Sądu Najwyższego utrwalone jest stanowisko, że jakiekolwiek uchybienie wskazanym wymaganiom powoduje nieskuteczność doręczenia (por.np.orzeczenia z dnia 27 stycznia 1936 r., C.II. 1995/35, „Przegląd Prawa i Administracji” 1936, nr 3, s. 337, i z dnia 14 lutego 1938 r., C.II. 2078/37, Zb.Urz.1938, poz. 516, oraz postanowienia z dnia 1 lipca 1967 r., III PRN 47/67, „Informacja Prawnicza” 1967, nr 9, poz. 7, z dnia 7 stycznia 1969 r., II CZ 208/68, OSNCP 1969, nr 9, poz. 164, z dnia 4 września 1970 r., I PZ 53/70, OSNCP 1971, nr 6, poz. 100,z dnia 21 czerwca 1988 r., III CRN 172/88, nie publ., z dnia 17 grudnia 1998 r., II CKN 751/98, nie publ., z dnia 15 maja 2008 r., I CZ 35/08, nie publ., i z dnia 3 lipca 2008 r., IV CZ 51/08, nie publ.). W dotychczasowym orzecznictwie Sąd Najwyższy kładł szczególny nacisk na prawidłowość adresu, pod który kierowana była przesyłka poddawana następnie doręczeniu zastępczemu, kwestionując skuteczność doręczenia zastępczego nawet w sytuacji, w której adres był wprawdzie „formalnie” prawidłowy, ale adresat od długiego czasu pod nim nie przebywał (np. postanowienia z dnia 1 lipca 1967 r., III PRN 47/67, z dnia 23 marca 1976 r., IV PRN 2/76, „Gazeta Prawnicza” 1976, nr 17, s. 6, i z dnia 22 marca 1995 r., II CRN 4/95, nie publ., oraz wyrok z dnia 2 kwietnia 1996 r., I CRN 7/96, nie publ.).
Nie ulega wątpliwości, że jedną z gwarancji skuteczności doręczenia zastępczego – obok prawidłowego, aktualnego adresu – jest także jednoznaczne, niebudzące wątpliwości oznaczenie adresata. W postępowaniu sądowym (scil.cywilnym), a także w obrocie pocztowym, wyznacznikiem identyfikującym osobę jest jej imię i nazwisko (por. np. art. 126 § 1 pkt 1, art. 150 pkt 1, art. 183 12 § 1 i art. 262 k.p.c. oraz § 4 i 13b rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r .). Wynika to z tego, że imię i nazwisko indywidualizuje, a zarazem identyfikuje określoną osobę w społeczeństwie, stanowiąc także element konstytutywny wszelkich czynności prawnych i faktycznych podejmowanych przez tę osobę oraz czynności podejmowanych wobec niej. Jest przy tym oczywiste, że chodzi o nazwisko tzw. aktualne, oficjalne, którego osoba używa w kontaktach publiczno- i prywatnoprawnych jako elementu wyróżniającego oraz identyfikującego. Taką funkcję prawną i społeczną spełnia imię i nazwisko wpisane w akcie stanu cywilnego, stanowiącym wyłączny dowód uwidocznionych w nim zdarzeń (art. 19 ust. 2 w związku z art. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, jedn. tekst: Dz.U. z 2016 r., poz. 2064; por. także art. 8 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, jedn. tekst: Dz.U. z 2016 r., poz. 722 ze zm., oraz art. 12 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, jedn. tekst: DZ.U. z 2016 r., poz. 391).
Należy także pamiętać, że wynikającemu z całokształtu stanu prawnego powszechnemu obowiązkowi posiadania imienia i nazwiska towarzyszy powinność ich używania. Obowiązuje także zasada stabilizacji imienia i nazwiska, oznaczająca ich względną niezmienność; zmiana jest dopuszczalna tylko w przypadkach wyraźnie przez prawo przewidzianych i zawsze pod kontrolą organów państwa (por.np. art. 25 i 59 k.r.o., art. 63, 67 i 70 Prawa o aktach stanu cywilnego oraz art. 1 - 4 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, 5 jedn.tekst: Dz. U. z 2016 r., poz. 10). Umocnieniu zasady stabilizacji nazwiska służą również inne przepisy prawa publicznego, w tym prawa karnego (np. art. 190a § 2, art. 274 i 275 k.k.) oraz prawa o wykroczeniach (np. art. 146 k.w.).
W tej sytuacji jest niewątpliwe, że w bezpośrednich kontaktach urzędowych z obywatelem – stroną lub uczestnikiem postępowania – sąd musi posługiwać się jego aktualnym imieniem i nazwiskiem, nawet wtedy, gdy inne nomina – przezwiska, pseudonimy, kryptonimy, nazwiska rodowe i panieńskie itp. – pozwalają na identyfikację. Powinność ta dotyczy także doręczeń pism sądowych, w tym przede wszystkim tzw. doręczenia zastępczego (art. 139 § 1 k.p.c.), wymagającego ze względu na zagrożenie prawa do sądu szczególnej ostrożności, zapobiegliwości i staranności sądu. Doręczenie pod wadliwym adresem oraz błędnym (nieaktualnym) imieniem i nazwiskiem odbiorcy nie może być, bez względu na źródło lub przyczynę błędu, uznane za dokonane.
